VERI*FACTU erklärt: Was es ist und wie du es im Shop erfüllst

Wenn du aus Spanien online verkaufst, hast du wahrscheinlich schon von VERI*FACTU gehört. Es ist der neue Rahmen für überprüfbare Rechnungsstellung, den die spanische Steuerbehörde (AEAT) vorantreibt, um sicherzustellen, dass die von Unternehmen und Selbstständigen ausgestellten Rechnungen vollständig, nachverfolgbar und manipulationssicher sind. In diesem Artikel erklären wir in klarer Sprache, was es ist, wen es betrifft und was es technisch für einen Onlineshop bedeutet. Dies ist keine Steuerberatung: Wende dich für deinen konkreten Fall immer an deinen Steuerberater.

Was VERI*FACTU ist

VERI*FACTU ist Teil der Ausgestaltung des spanischen Anti-Betrugs-Gesetzes. Die Kernidee ist, dass die Rechnungssoftware für jede Rechnung einen Datensatz erzeugt und dass diese Datensätze nicht verändert oder gelöscht werden können, ohne eine Spur zu hinterlassen. Der Name bezieht sich auf Systeme, die diese Datensätze freiwillig an die AEAT übermitteln: Wenn ein System die Informationen an die Steuerbehörde sendet, gilt es als System zur Ausstellung überprüfbarer Rechnungen, also VERI*FACTU.

Das Ziel ist zweifach: Software mit Doppelnutzung (die das Verbergen von Umsätzen ermöglicht) zu erschweren und der Verwaltung ein zuverlässiges Bild der wirtschaftlichen Tätigkeit zu geben. Für den ehrlichen Händler ändert sich bei guter Umsetzung im Alltag kaum etwas: Du stellst Rechnungen wie immer, aber mit einem Motor, der im Hintergrund die Vorgaben erfüllt.

Wen es betrifft

Allgemein betrifft der Rahmen Unternehmen und Selbstständige, die Rechnungen ausstellen und computergestützte Rechnungssysteme nutzen, mit einigen Besonderheiten und Ausnahmen. Mehrere Nuancen sind zu beachten:

• Wer bereits an der sofortigen Übermittlung von Informationen (SII) der Mehrwertsteuer teilnimmt, folgt seinem eigenen Ablauf und fällt aus diesem konkreten Regime heraus.
• Die Termine des Inkrafttretens und die Anpassungsfristen wurden durch die Verordnung festgelegt; prüfe immer den für deine Situation geltenden Zeitplan in offiziellen Quellen.
• Die Verantwortung liegt sowohl bei demjenigen, der die Rechnung stellt, als auch beim Softwarehersteller, der garantieren muss, dass sein System die Anforderungen erfüllt.

Es geht nicht nur darum, die Rechnung auszustellen, sondern jederzeit nachweisen zu können, dass sie seit ihrer Erstellung nicht verändert wurde.

Welche technischen Anforderungen es mit sich bringt

Über das Kleingedruckte hinaus übersetzt sich VERI*FACTU in konkrete technische Grundsätze, die dein Rechnungssystem erfüllen muss. Diese sind für einen Onlineshop am wichtigsten:

Verkettete Rechnungsdatensätze

Jede Rechnung erzeugt einen Datensatz, der einen Fingerabdruck (Hash) des vorherigen Datensatzes enthält und so eine Kette bildet. Würde jemand versuchen, eine zwischenliegende Rechnung zu ändern oder zu löschen, würde die Kette brechen und die Änderung wäre erkennbar. Es ist dasselbe Prinzip der verketteten Integrität, das in anderen Bereichen verwendet wird, um zu garantieren, dass eine Sequenz nicht angetastet wurde.

Integrität, Nachverfolgbarkeit und Aufbewahrung

Die Datensätze müssen unveränderbar, zuverlässig mit Zeitstempel versehen und aufbewahrt werden. Das System muss stille Löschungen verhindern: Jede Korrektur erfolgt über Storno- oder Berichtigungsdatensätze, niemals durch Überschreiben des Originals.

Fingerabdruck, Signatur und QR-Code

Die Rechnungen enthalten einen QR-Code, der ihre Überprüfung ermöglicht, und die Datensätze tragen einen Fingerabdruck und je nach Fall eine Signatur. Im Übermittlungsmodus sendet das System die Datensätze an die AEAT; im Nicht-VERI*FACTU-Modus werden sie signiert aufbewahrt und stehen der Verwaltung zur Verfügung.

Ereignisprotokoll

Das System muss ein Ereignisprotokoll führen, das relevante Vorgänge (Starts, Anomalien, Exporte) dokumentiert, sodass eine Aufzeichnung darüber besteht, was in der Rechnungssoftware geschehen ist.

Wie du es in einem Onlineshop erfüllst

Für einen E-Commerce ist die gute Nachricht, dass fast all das in der Verantwortung der Software liegt, nicht in deiner. Wichtig ist, eine Plattform zu wählen, die die Rechnungsstellung ernst nimmt und nicht als Zusatz behandelt. Achte bei der Bewertung deiner Lösung darauf, dass sie:

• bei jedem Verkauf automatisch verkettete Datensätze erzeugt, ohne manuelle Schritte.
• Steuern je nach Land und Produkttyp korrekt berechnet, damit die Rechnungsbasis von Anfang an stimmt.
• den QR-Code und die Pflichtangaben auf der Rechnung enthält, die dein Kunde erhält.
• die Datensätze aufbewahrt und keine zerstörerischen Bearbeitungen zulässt.
• das System aktuell hält, während sich die Vorschriften weiterentwickeln.

Bei InAI Shop bauen wir mandantenfähige Onlineshops auf dem Cloudflare-Edge mit von Haus aus integrierter Rechnungsstellung: Katalog, Checkout mit Stripe, automatische Steuerberechnung und eine für den VERI*FACTU-Rahmen konzipierte Rechnungsstellung, in sechs Sprachen und mit eigener Domain. Die Idee ist, dass du dich auf den Verkauf konzentrieren kannst, während der steuerliche Teil im Hintergrund passt, ohne von fragilen, in letzter Minute angebauten Integrationen abhängig zu sein.

VERI*FACTU muss keine Kopfschmerzen bereiten: richtig verstanden, ist es eine Garantie dafür, dass deine Rechnungsstellung solide und überprüfbar ist. Informiere dich über den für dich geltenden Zeitplan, stütze dich bei steuerlichen Entscheidungen auf deinen Steuerberater und wähle eine Plattform, die den technischen Teil für dich löst.