VERI*FACTU spiegato: cos’è e come adeguarsi nel tuo negozio

Se vendi online dalla Spagna, avrai probabilmente sentito parlare di VERI*FACTU. È il nuovo quadro di fatturazione verificabile promosso dall’agenzia tributaria spagnola (AEAT) per garantire che le fatture emesse da imprese e lavoratori autonomi siano integre, tracciabili e non manipolabili. In questo articolo spieghiamo, in un linguaggio chiaro, cos’è, chi riguarda e cosa comporta a livello tecnico per un negozio online. Non è consulenza fiscale: per il tuo caso specifico rivolgiti sempre al tuo commercialista.

Cos’è VERI*FACTU

VERI*FACTU fa parte dello sviluppo normativo della legge antifrode spagnola. L’idea centrale è che il software di fatturazione generi un registro per ogni fattura e che tali registri non possano essere alterati né cancellati senza lasciare traccia. Il nome si riferisce ai sistemi che inviano questi registri all’AEAT in modo volontario: quando un sistema trasmette le informazioni all’amministrazione fiscale, è considerato un sistema di emissione di fatture verificabili, ovvero VERI*FACTU.

L’obiettivo è duplice: ostacolare il software a doppio uso (quello che consente di nascondere le vendite) e fornire all’amministrazione un quadro affidabile dell’attività economica. Per il commerciante onesto, se ben implementato, il quotidiano cambia appena: fatturi come sempre, ma con un motore che rispetta le regole al di sotto.

Chi riguarda

In generale, il quadro riguarda imprese e lavoratori autonomi che emettono fatture e che utilizzano sistemi informatici di fatturazione, con alcune particolarità ed esclusioni. Vale la pena tenere presente diverse sfumature:

• Chi è già nel Fornitura Immediata di Informazioni (SII) dell’IVA segue il proprio circuito e resta fuori da questo regime specifico.
• Le date di entrata in vigore e i termini di adeguamento sono stati precisati dalla normativa; verifica sempre il calendario applicabile alla tua situazione nelle fonti ufficiali.
• La responsabilità ricade sia su chi fattura sia sul produttore del software, che deve garantire che il proprio sistema soddisfi i requisiti.

Il punto non è solo emettere la fattura, ma poter dimostrare in qualsiasi momento che non è stata alterata da quando è stata creata.

Quali requisiti tecnici comporta

Al di là dei dettagli legali, VERI*FACTU si traduce in principi tecnici concreti che il tuo sistema di fatturazione deve rispettare. Ecco i più rilevanti per un negozio online:

Registri di fatturazione concatenati

Ogni fattura genera un registro che incorpora un’impronta (hash) del registro precedente, formando una catena. Se qualcuno tentasse di modificare o eliminare una fattura intermedia, la catena si spezzerebbe e la modifica sarebbe rilevabile. È lo stesso principio di integrità concatenata usato in altri ambiti per garantire che una sequenza non sia stata toccata.

Integrità, tracciabilità e conservazione

I registri devono essere inalterabili, datati in modo affidabile e conservati. Il sistema deve impedire cancellazioni silenziose: qualsiasi correzione avviene tramite registri di annullamento o rettifica, mai sovrascrivendo l’originale.

Impronta, firma e codice QR

Le fatture incorporano un codice QR che ne consente la verifica, e i registri portano un’impronta e, a seconda dei casi, una firma. Nella modalità di invio, il sistema trasmette i registri all’AEAT; nella modalità non-VERI*FACTU, vengono conservati firmati e a disposizione dell’amministrazione.

Registro degli eventi

Il sistema deve tenere un registro degli eventi che documenti le operazioni rilevanti (avvii, anomalie, esportazioni), in modo che esista una traccia di ciò che è accaduto nel software di fatturazione.

Come adeguarsi in un negozio online

Per un e-commerce, la buona notizia è che quasi tutto questo è responsabilità del software, non tua. L’importante è scegliere una piattaforma che prenda sul serio la fatturazione e non la tratti come un’aggiunta. Nel valutare la tua soluzione, controlla che:

• Generi registri concatenati in modo automatico a ogni vendita, senza passaggi manuali.
• Calcoli correttamente le imposte in base al paese e al tipo di prodotto, così che la base della fattura sia corretta fin dall’origine.
• Includa il codice QR e i dati obbligatori nella fattura che riceve il tuo cliente.
• Conservi i registri e non consenta modifiche distruttive.
• Mantenga il sistema aggiornato man mano che la normativa evolve.

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VERI*FACTU non deve essere un grattacapo: ben compreso, è una garanzia che la tua fatturazione è solida e verificabile. Informati sul calendario che ti riguarda, appoggiati al tuo commercialista per le decisioni fiscali e scegli una piattaforma che risolva la parte tecnica al posto tuo.