VERI*FACTU explicado: o que é e como cumprir na sua loja

Se vende online a partir de Espanha, provavelmente já ouviu falar do VERI*FACTU. É o novo quadro de faturação verificável impulsionado pela agência tributária espanhola (AEAT) para garantir que as faturas emitidas por empresas e trabalhadores independentes sejam íntegras, rastreáveis e inalteráveis. Neste artigo explicamos, em linguagem clara, o que é, quem afeta e o que implica a nível técnico para uma loja online. Não é aconselhamento fiscal: para o seu caso concreto, consulte sempre o seu contabilista.

O que é o VERI*FACTU

O VERI*FACTU faz parte do desenvolvimento regulamentar da Lei Antifraude espanhola. A ideia central é que o software de faturação gere um registo por cada fatura e que esses registos não possam ser alterados nem apagados sem deixar rasto. O nome refere-se aos sistemas que enviam esses registos à AEAT de forma voluntária: quando um sistema transmite a informação à administração fiscal, é considerado um sistema de emissão de faturas verificáveis, ou VERI*FACTU.

O objetivo é duplo: dificultar o software de duplo uso (aquele que permite ocultar vendas) e dar à administração uma imagem fiável da atividade económica. Para o comerciante honesto, bem implementado, o dia a dia quase não muda: fatura como sempre, mas com um motor que cumpre por baixo.

Quem afeta

De forma geral, o quadro afeta empresas e trabalhadores independentes que emitem faturas e que utilizam sistemas informáticos de faturação, com algumas particularidades e exclusões. Convém ter em conta várias nuances:

• Quem já está no Fornecimento Imediato de Informação (SII) do IVA segue o seu próprio circuito e fica fora deste regime concreto.
• As datas de entrada em vigor e os prazos de adaptação foram sendo concretizados por regulamentação; verifique sempre o calendário aplicável à sua situação em fontes oficiais.
• A responsabilidade recai tanto sobre quem fatura como sobre o fabricante do software, que deve garantir que o seu sistema cumpre os requisitos.

O importante não é só emitir a fatura, mas poder demonstrar a qualquer momento que não foi alterada desde que foi criada.

Que requisitos técnicos implica

Para além dos pormenores legais, o VERI*FACTU traduz-se em princípios técnicos concretos que o seu sistema de faturação deve cumprir. Estes são os mais relevantes para uma loja online:

Registos de faturação encadeados

Cada fatura gera um registo que incorpora uma impressão digital (hash) do registo anterior, formando uma cadeia. Se alguém tentasse modificar ou eliminar uma fatura intermédia, a cadeia quebrar-se-ia e a alteração seria detetável. É o mesmo princípio de integridade encadeada usado noutros domínios para garantir que uma sequência não foi tocada.

Integridade, rastreabilidade e conservação

Os registos devem ser inalteráveis, datados de forma fiável e conservados. O sistema deve impedir eliminações silenciosas: qualquer correção faz-se através de registos de anulação ou retificação, nunca sobrescrevendo o original.

Impressão digital, assinatura e código QR

As faturas incorporam um código QR que permite a sua verificação, e os registos têm uma impressão digital e, conforme o caso, assinatura. No modo de envio, o sistema remete os registos à AEAT; no modo não-VERI*FACTU, são conservados assinados e à disposição da administração.

Registo de eventos

O sistema deve manter um registo de eventos que documente operações relevantes (arranques, anomalias, exportações), de modo a existir um histórico do que aconteceu no software de faturação.

Como cumprir numa loja online

Para um e-commerce, a boa notícia é que quase tudo isto é responsabilidade do software, não sua. O importante é escolher uma plataforma que leve a faturação a sério e não a trate como um extra. Ao avaliar a sua solução, verifique se:

• Gera registos encadeados de forma automática em cada venda, sem passos manuais.
• Calcula os impostos corretamente conforme o país e o tipo de produto, para que a base da fatura esteja certa desde a origem.
• Inclui o código QR e os dados obrigatórios na fatura que o seu cliente recebe.
• Conserva os registos e não permite edições destrutivas.
• Mantém o sistema atualizado à medida que a regulamentação evolui.

Na InAI Shop construímos lojas online multi-tenant sobre o edge da Cloudflare com a faturação integrada de origem: catálogo, checkout com Stripe, cálculo automático de impostos e faturação pensada para o quadro VERI*FACTU, em seis idiomas e com o seu próprio domínio. A ideia é que possa concentrar-se em vender enquanto a parte fiscal encaixa por baixo, sem depender de integrações frágeis acrescentadas à última hora.

O VERI*FACTU não tem de ser uma dor de cabeça: bem entendido, é uma garantia de que a sua faturação é sólida e verificável. Informe-se sobre o calendário que se lhe aplica, apoie-se no seu contabilista para as decisões fiscais e escolha uma plataforma que resolva a parte técnica por si.