VERI*FACTU explicado: qué es y cómo cumplirlo en tu ecommerce

Si vendes online desde España, seguramente hayas oído hablar de VERI*FACTU. Es el nuevo marco de facturación verificable impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar que las facturas emitidas por empresas y autónomos sean íntegras, trazables y no manipulables. En este artículo te explicamos, en lenguaje claro, qué es, a quién afecta y qué implica a nivel técnico para una tienda online. No es asesoramiento fiscal: para tu caso concreto consulta siempre con tu asesor.

Qué es VERI*FACTU

VERI*FACTU forma parte del desarrollo reglamentario de la Ley Antifraude. La idea central es que el software de facturación genere un registro por cada factura y que esos registros no se puedan alterar ni borrar sin dejar rastro. El nombre alude a los sistemas que remiten esos registros a la AEAT de forma voluntaria: cuando un sistema envía la información a Hacienda, se considera un sistema de emisión de facturas verificables, o VERI*FACTU.

El objetivo es doble: dificultar el software de doble uso (el que permite ocultar ventas) y dar a la Administración una foto fiable de la actividad económica. Para el comerciante honesto, bien resuelto, apenas cambia su día a día: factura como siempre, pero con un motor que cumple por debajo.

A quién afecta

De forma general, el marco afecta a empresas y autónomos que emiten facturas y que utilizan sistemas informáticos de facturación, con algunas particularidades y exclusiones. Conviene tener en cuenta varios matices:

• Quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA siguen su propio circuito y quedan fuera de este régimen concreto.
• Las fechas de entrada en vigor y los plazos de adaptación se han ido concretando por normativa; verifica siempre el calendario aplicable a tu situación en fuentes oficiales.
• La responsabilidad recae tanto en quien factura como en el fabricante del software, que debe garantizar que su sistema cumple los requisitos.

La clave no es solo emitir la factura, sino poder demostrar en cualquier momento que no ha sido alterada desde que se creó.

Qué requisitos técnicos implica

Más allá de la letra pequeña, VERI*FACTU se traduce en unos principios técnicos concretos que tu sistema de facturación debe cumplir. Estos son los más relevantes para una tienda online:

Registros de facturación encadenados

Cada factura genera un registro que incorpora una huella (hash) del registro anterior, formando una cadena. Si alguien intentara modificar o eliminar una factura intermedia, la cadena se rompería y el cambio sería detectable. Es el mismo principio de integridad encadenada que se usa en otros ámbitos para garantizar que una secuencia no se ha tocado.

Integridad, trazabilidad y conservación

Los registros deben ser inalterables, estar fechados de forma fiable y conservarse. El sistema debe impedir borrados silenciosos: cualquier corrección se hace mediante registros de anulación o rectificación, nunca sobrescribiendo el original.

Huella, firma y código QR

Las facturas incorporan un código QR que permite su verificación, y los registros llevan una huella y, según el caso, firma. En la modalidad de envío, el sistema remite los registros a la AEAT; en la modalidad no-VERI*FACTU, se conservan firmados y a disposición de la Administración.

Registro de eventos

El sistema debe llevar un registro de eventos que documente operaciones relevantes (arranques, anomalías, exportaciones), de modo que exista una bitácora de lo que ha ocurrido en el software de facturación.

Cómo cumplirlo en una tienda online

Para un ecommerce, la mejor noticia es que casi todo esto es responsabilidad del software, no tuya. Lo importante es elegir una plataforma que se tome en serio la facturación y no la trate como un añadido. Al evaluar tu solución, fíjate en que:

• Genere registros encadenados de forma automática en cada venta, sin pasos manuales.
• Calcule impuestos correctamente según el país y el tipo de producto, para que la base de la factura sea correcta desde el origen.
• Incluya el código QR y los datos obligatorios en la factura que recibe tu cliente.
• Conserve los registros y no permita ediciones destructivas.
• Mantenga el sistema actualizado a medida que evoluciona la normativa.

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VERI*FACTU no tiene por qué ser un dolor de cabeza: bien entendido, es una garantía de que tu facturación es sólida y verificable. Infórmate del calendario que te aplica, apóyate en tu asesor para las decisiones fiscales y elige una plataforma que resuelva la parte técnica por ti.